El que me conoce sabe que, por lo regular, intento evitar las reuniones (los meetings) dentro de lo posible.

Hace unos días, leyendo el Twitter, encontré esta publicación de mi amigo, Arles, al que respondí con varias preguntas que siempre me hago cuando estoy en una de esas reuniones en las que no sabemos como llegamos ahí:

Y cuántas han sido productivas? Cuántas pudieron ser un correo? En cuántas hubo gente innecesaria? Cuántas duraron más de la cuenta? Cuántas no tenían una agenda? Aquí en Panamá se abusa de las reuniones, aún no me acostumbro como se trabaja aquí, es anti Lean todo.

— Demóstenes García G. (@demogar) June 20, 2018

Desde 2014 he estado trabajando para el IFARHU, una organización gubernamental. La cantidad de reuniones en esta posición es notablemente superior a la cantidad de reuniones a las que atendía anteriormente. Poco a poco me he percatado que esto no se debe mayoritariamente a las responsabilidades que tengo, sino a la percepción que se tienen sobre las reuniones.

Hace algunos años fui invitado a una reunión para planificar una reunión, de inmediato recordé la caricatura de Dilbert (como Software Developer, obvio me encanta Dilbert):

Ese fue un momento en el que tuve que replantear mi participación en las reuniones y la necesidad de reuniones burocráticas. Además, de establecer un esquema para las reuniones, algo que he notado que es bastante inexistente en nuestro ecosistema de trabajo panameño.

#.Mis reglas para las reuniones

Estas reglas no las he inventado yo, ni mucho menos. Hice una retrospectiva de lo que notaba que era regular en las reuniones a las que participaba anteriormente, de las cuales muy pocas veces tenía quejas.

Estas reglas solo son aplicables a las reuniones que emanan de mi equipo de trabajo. Idealmente solicitamos algunos algunos detalles por adelantado para conocer si las reuniones son realmente necesarias.

#.1. Debe haber alguien encargado de la reunión

Siempre debe haber alguien que se encargue de la reunión, quien dirigirá la reunión y quién debera preparar, por adelantado, la agenda de la reunión (regla #2).

#.2. Debe existir una agenda establecida y enviada por adelantado

El encargado debe preparar una agenda puntual de los temas que serán tratados en la reunión. Esta agenda debe prepararse con anticipación y debe enviarse a las personas con antelación.

Estas agendas definen el alcance de la reunión. Cualquier conversación fuera del alcance de la reunión se descarta dentr de la reunión, incluyendo temas personales o no relacionados a la reunión en cuestión.

En dicha agenda deben estar claros:

• Los objetivos de la reunión
• Los participantes recomendados de la reunión
• Cualquier información necesaria para llevar en la reunión
• La fecha y lugar de la reunión
• La hora de inicio de la reunión
• La hora de fin de la reunión

Si hay puntos que requieran la participación de una persona o equipo en específico, se señala en la agenda de la reunión para que la persona pueda prepararse para la reunión y evitar divagar.

Es importante igualmente que la agenda defina el objeto de la reunión, de los cuales podemos definir dos: Es una reunión para discutir (evaluar) un punto o es una reunión para decidir un punto.

Debemos pensar en las reuniones como proyectos cortos: al final, son esfuerzos temporales (con inicio-fin), llevado a cabo para crear un resultado único. ¿Les suena la definición?

#.3. Las reuniones, dentro de lo posible, deben ser agendadas con tiempo y requieren un único tema central

Usualmente las planificaciones son semanales. Reunión solicitada en la misma semana es probablemente una reunión rechazada, con énfasis a las reuniones que requieren información por adelantado.

Esto permite a que todas las personas dominen la agenda de la reunión y puedan prepararse con bases para las reuniones.

Las reuniones deben tratar un único tema. Diferentes temas se tratan en diferentes reuniones.

#.4. Los tiempos de la reunión se respetan (y deben ser lo más corto posible). Reuniones de seguimiento se manejan los mismos días, a las mismas horas y por el mismo bloque de hora.

Esto y con el apoyo de tener una agenda clara, hace que las reuniones vayan al grano. Las ceremonias de nuestros marcos de trabajo (como las ceremonias de Scrum) facilitan algunos de estos procesos.

Si la reunión se planificó de 1 hora, se debe respetar la hora de inicio y la hora de fin de la reunión. Si las personas que están destinadas a participar llegan tarde a la reunión, se define si se llevará a cabo la reunión o no de forma inmediata. Si se lleva a cabo, la hora de fin se mantiene.

#.5. Los celulares, dentro de lo posible, fuera de la reunión o al centro de la mesa

Son un factor de desconcentración que, por lo regular, no aportan nada positivo y solo llevan a que las personas no sigan el hilo de la conversación.

Al hacer que las reuniones duren la menor cantidad de tiempo, es usual que las personas se mantengan concentradas en la reunión puesto que se atacan los puntos directamente.

#.6. Se invita únicamente a las personas requeridas

¿Cuántas veces hemos estado en una reunión donde no decimos una sola palabra? Esto es un método que ha hecho público en diversas ocasiones Elon Musk, el hombre detrás de SpaceX, Tesla Motors, Hyperloop, entre otros.

• Si alguien tiene una participación parcial y no completa, puede abandonar la reunión una vez termine su participación.
• Evitar tener personas que no participan en la reunión. Si alguien solo va a presenciar la reunión, que no participe.

Jeff Bezos (Amazon) se refiere en estos términos a algo llamado “The Two Pizza Rule” para mantener las reuniones lo más pequeñas posibles. Básicamente se refiere a que no debemos tener reuniones con más personas de las que podamos alimentar con dos cajas de pizza.

#.7. Debe realizarse una minuta, con puntos claros de seguimiento

Para algo estamos en la reunión, ¿no?. El encargado debe realizar una minuta de reunión, el cual debe entregar esta minuta tan pronto sea posible.

Esta minuta es posible que tenga elementos como:

• Las decisiones tomadas en la reunión
• Los action items con su responsable directo. Esto es a lo que Steve Jobs le llamaba DRI (Directly Responsible Individual).
• Pasos siguientes
• Resultados logrados con en la reunión
• Mejoras para próximas reuniones
• Elementos que quedaron sin tratar en esta reunión

Para las ceremonias de algunos marcos de trabajo este procedimiento se obvia, puesto que las ceremonias ya tienen un output (como actualizar los tableros).

#.8. (Bonus) ¿Esta reunión puede reemplazarse por un correo, llamada o una vídeoconferencia?

Este es un Bonus a las reglas y que muchas veces no sirve. Me he topado con reuniones para solicitar apoyo o información que se retrasan (por falta de disponibilidad en la agenda) incluso semanas.

Llegar a la reunión para descrubrir que es algo que se puede atender en 5 minutos y que no requería la presencia física es por lo poco chistoso.

Si lo que se atenderá en la reunión se puede atender por una llamada, correo o una vídeoconferencia, entonces optemos por esta ruta; al final, ahorramos tiempo y resolvemos más rápido.

#.Conclusiones

Estas reglas han servido mucho para que las reuniones sean cortas, no tan frecuentes, al grano y sobre todo: productivas. Usualmente las reuniones entre los equipos no suelen durar más de 20 minutos.

Como developer (conocidos por ser prácticos) conozoco que no hay nada más frustrante que entrar a una reunión donde no deberías estar y que la misma dure horas mientras las personas hablan de sus mascotas o su viaje a la playa durante el fin de semana.

Igualmente, esto no quiere desacreditar la necesidad de las reuniones. Las reuniones son necesarias en la mayoría de las veces. La intención de estas reglas son para que las reuniones que son necesarias se desarrollen de la forma más productiva posible y las que no, no se realicen.

¿Qué aportarías tú a estas reglas para las reuniones?