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Consejos para implementar el Teletrabajo (Trabajo Remoto)


En el día de ayer (12 de marzo de 2020), el Gobierno de Panamá declaró al país en estado de emergencia por pandemia de coronavirus. Esto podría acarrear problemas económicos, tal como se han visto en otros países y hasta poner en riesgo algunos empleos, sumándolo a la situación en la que se encontraba la economía del país.

En uno de los mensajes del presidente, el mismo hizo el siguiente comentario:

“Instruyo a toda la empresa privada y le instruyo al Gobierno que aplique la nueva ley de teletrabajo, en la medida que sea posible para mantener a la mayor cantidad de personas en su casa”.

Pero, ¿qué es el teletrabajo y a qué Ley se refiere?. ¿Cómo podemos ayudar a otros a iniciar en esto del “Teletrabajo”?

El Teletrabajo

El Teletrabajo (o Remote Work, Working from Home, como se le puede conocer en inglés) es simplemente realizar nuestro trabajo en un lugar distinto a la oficina, mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación.

Para una definición más adecuada, la OIT define el Teletrabajo como “una forma de trabajo que se realiza en una ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de producción, separando al trabajador del contacto personal con colegas de trabajo que estén en esa oficina y como la nueva tecnología hace posible esta separación facilitando la comunicación”.

En Panamá, el presidente de la República sancionó el pasado 18 de febrero la Ley 126 de 18 de febrero de 2020, “Que establece y regula el teletrabajo en la República de Panamá (…)”, la cuál presentada por el diputado de la bancada independiente Raúl Fernández 👏👏.

A través de esta Ley se busca que más empresarios opten por este medio de trabajo para sus colaboradores, ya sea de forma parcial o completa.

Para nosotros de la industria tecnológica esto ya resulta algo habitual. En mi caso, al trabajar en una compañía con base en Santa Bárbara, California, no tengo que dirigirme a una oficina hace meses y puedo hacerlo desde cualquier parte del mundo, sin problema alguno.

Solo en Estados Unidos hubo un aumento de 159% de personas que optan por el Teletrabajo, como se muestra en la figura 1.

Fig 1. (C) Global Workspace Analytics.

1. Recomendaciones para implementar el Teletrabajo: El empleador

Parto diciendo que, si bien es cierto el Teletrabajo funciona para la mayoría de las personas, pero obviamente no para todos. Hay trabajos que requieren una presencia física y otros que no. Por ejemplo, es obvio que si el trabajo es la construcción no se puede desempeñar el mismo de forma remota.

Para el resto que esto funciona, aclaro que las recomendaciones que haga son basadas en mi propia experiencia durante varios años.

1.1. La comunicación lo es todo

Igual que un ambiente regular y físico: la comunicación lo es todo. Estando remotos y sin presencia física la comunicación es mucho más difícil de asegurarla, pero no imposible.

Mantener un canal de comunicación en línea es sumamente impotante, por lo que debes asegurarte que todos tus colaboradores tengan acceso a:

  • Accesibilidad a Internet de banda ancha.
  • Herramientas físicas necesarias: una portatil (idealmente), una cámara web, un micrófono, unos audífonos.
  • Un correo electrónico.
  • Un sistema de mensajería en línea. Recomiendo Slack, Discord o hasta Skype, Zoom, WhatsApp o Messenger (Facebook).

Las herramientas las decides por tu cuenta, es importante que entiendas que esto es la parte primordial del Teletrabajo: mantenerse comunicados.

El sistema de mensajería, a mi parecer, es crucial. A través de él podemos enviar comunicaciones a todos los colaboradores, interactuar en forma casi instantánea o recibir feedback casi inmediato.

De igual forma es importante el entrenamiento en estos temas, sin dejar a nadie atrás.

1.2. Reemplaza el micromanagement por confianza, transparencia e inspección

Una de las preocupaciones más importantes de los empleadores es: ¿cómo sé que mis colaboradores están trabajando?. Lo que hace que muchos de ellos vuelquen toda su energía en únicamente verificar que todos están trabajando como deberían (micromanagement).

Esto no te va a funcionar, tus colaboradores se van a estresar más, no van a rendir suficiente y no vas a tener los resultados que esperas.

Reemplázalo por brindarles la confianza de que realicen su trabajo como ya saben hacerlo, tener una transparencia de comunicación y de revisión ante los objetivos previamente establecidos y una inspección constante de los logros realizados.

1.3. Revisa constantemente como se sienten tus colaboradores

Muchos colaboradores se pueden sentir solos por trabajar en un ambiente sin personas alrededor. Intenta verificar que todos se sienten bien y satisfechos por este nuevo proceso y hazlo constantemente.

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En vez de ver constamente lo que hacen, utiliza esa energía para validar constantemente como se sienten tus colaboradores:

  • ¿Están más estresados o están trabajando de más?
  • ¿Están felices o tristes ahora que no tienen contacto con personas?

Procura tener reuniones cortas seguidas con tu personal, incluso pueden tener eventos fuera de la rutina (y estos eventos pueden ser remotos también). Esto es muy normal en empresas que realizan teletrabajo para todo su personal:

  • Utilizan un espacio específico de la semana para hablar de un tema no laboral específico: películas favoritas, libros favoritos, cuál fue su último viaje… lo que sea.
  • Celebran días especiales (San Valentín, Halloween, entre otros) de forma remota.

Recuerda: lo principal es que recuerden que trabajan con personas.

1.4. Es un proceso, entiéndelo como tal

“Mi compañía ni mis empleados tienen cultura para ello”, lo he escuchado varias veces y la verdad es que sin haberlo intentado solo es una hipótesis.

Al principio quizás no todo salga como esperas y eso está bien. A intervalos constantes y con la confianza suficiente y la inspección y retroalimentación de tus colaboradores, el Teletrabajo irá mejorando notablemente.

Recuerda que está demostrado que el teletrabajo mejora la productividad de tus empleados 1, la moral de tu equipo 2 y un 57% de los colaboradores que hacen teletrabajo informan que tienen mayor satisfacción con sus empleadores 3.

Está demás decir los efectos positivos hacia el resultado de su trabajo.

2. Recomendaciones: Colaborador

2.1. Comunícate: no existe la sobrecomunicación en este caso

Estás empezando una forma poco habitual para muchos de trabajar. Intenta que todos sepan cuando inicias a trabajar o dejas de trabajar (solo para que entiendan tu disponibilidad). Procura mantener a todos comunicados sobre tus avances, tus necesidades, tus bloqueos o impedimentos actuales, entre otros.

Entre más puedas comunicar eficientemente, mejor.

Con eficientemente me refiero a no hacer “ruido”:

  • Enviar lo que sea extremadamente necesario.
  • Que el mensaje sea a través del canal adecuado.
  • Que el receptor del mensaje sea solo el requerido.
  • Que el mensaje sea lo más corto y al grano posible. Correos cortos son mejores que un libro.

De igual forma, y como ya lo he dicho arriba: una webcam, un buen audífono y micrófono son extremadamente necesarios y para nada costosos.

2.2. Manten una rutina: no es trabajar en pijamas

Recuerda que todo se trata de confianza. Si tu horario de trabajo es de 8am a 5pm, debes respetar tu horario y comportarte como un profesional.

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Haz una rutina diaria en torno a tu trabajo, tal como si fueras a una oficina. Créeme, trabajar en pijamas puede sonar divertido, pero los resultados son mejores si intentas mantener una rutina de trabajo como solías hacerlo antes: alistarte, desayunar y tomarte un café, ir a trabajar (al espacio designado para ello), etc…

Igualmente, intenta mantener una rutina para el resto: tus comidas, tus descansos, tu hora de finalización.

2.3. Dentro de lo posible, organiza un espacio para ello

Invierte en tu espacio de trabajo, en tu oficina remota.

Si puedes convertir un lugar de tu casa en una pequeña oficina, hazlo. No solo te ayudará a concentrarte si no también a (mentalmente) separar cuándo estás trabajando de cuándo estás descansando.

Además de esta “programación mental” para saber definir cuándo trabajas, indicarás al resto de tu familia que en el momento que te encuentras en esta área estás trabajando.

Este espacio debe tener con todo lo que requieres para trabajar, tal como la oficina: un buen escritorio, una buena silla, útiles de trabajo (papel, bolígrafos, lápices, etc…), agua y algún snack idealmente.

Aléjate de otras distracciones como la tele o el celular, tal como harías en una oficina. La idea principal es mantenerte enfocado y concentrado lo más que puedas.

2.4. Estás trabajando, recuerda

Las escuelas están cerradas en estos momentos, por lo que si tienes hijos en casa procura que ellos, y todos los que viven contigo, entiendan que estás trabajando y necesitas un espacio (físico y de tiempo) sin interrupciones o distracciones, como el perrito:

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Intenta comunicarles a todas las personas que tienen algún contacto contigo que mientras estás en un horario de trabajo quiere decir que estás trabajando y requieres que no te interrumpan. Ellos lo entenderán y todo irá mejor.

2.4. Balance vida-trabajo: ¿qué significa?

Todo suena bonito: no ir a trabajar, no ver a nadie, no gastar dinero en gasolina o en el tráfico. Wrong 👀.

Trabajar remoto puede traer problemas también: sentirse isolado, solo, desconectado del mundo por completo. Si te sientes así, recuerda que todo se trata de conseguir un balance entre tu vida laboral y tu vida personal e intentar que una no prive a la otra.

Hablar de esto con otros no está mal, tenlo presente.

3. Comentarios finales

Los beneficios ya los he mencionado, pero si aún necesitan saber porqué debemos incentivar el Teletrabajo en estos momentos:

  • En esta crisis actual, es más fácil mantenernos (y mantener a los que nos rodean) seguros y fuera de peligro.
  • Mejor balance trabajo-vida (work-life balance) de tus colaboradores.
  • Son más productivos y más felices 1 2 3.
  • La compañía ahorra dinero, el empleado ahorra dinero y tiempo. Suena bien, ¿no?.